GLI ACQUISTI A RIMBORSO
In cosa consistono gli acquisti a rimborso?
All’interno dei Piani di Welfare Aziendale, i dipendenti potranno chiedere, tramite la nostra Piattaforma Acropoli, i rimborsi per le spese sostenute direttamente da loro per i loro familiari.
Le categorie rimborsabili riguardano, principalmente, l’istruzione, l’assistenza a familiari anziani e/o non autosufficienti e il trasporto pubblico (unica categoria per cui è concesso chiedere il rimborso anche per se stessi).
È importante che le somme rimborsate attraverso il Welfare Aziendale non si sovrappongano con l’ammontare portato in detrazione nel 730, poiché le due agevolazioni non sono cumulabili. (leggi il nostro articolo a riguardo)
Documenti necessari per richiedere il rimborso
Affinché il rimborso venga accettato è necessario che il dipendente carichi in piattaforma dei documenti finalizzati a dimostrare che la spesa è stata sostenuta da loro in favore del beneficiario e nel periodo di tempo consentito.
Il primo documento necessario è il giustificativo di spesa quale, ad esempio, fattura, ricevuta, o altro giustificativo di spesa analogo dal quale emergano il beneficiario e la tipologia del servizio effettuato, intestata al dipendente o al familiare beneficiario della spesa.
Ciascun giustificativo di spesa dovrà poi riportare l’importo, la partita IVA/codice fiscale e la ragione sociale della struttura beneficiaria del pagamento.
L’importo per il quale si richiede il rimborso non deve superare quello riportato nel giustificativo di spesa, tuttavia, può essere richiesto il rimborso per un importo minore (ad esempio, la differenze tra l’importo totale e quanto dichiarato nel 730).
Oltre al giustificativo di spesa, è necessario, ove disponibile, presentare la prova del pagamento effettuato dal dipendente (ad esempio, la ricevuta del bollettino postale, la distinta del bonifico bancario con la chiara indicazione della causale, la distinta di addebito della carta di credito, la contabile del MAV, la ricevuta del PagoPA, etc.).
Qualora non disponibile la prova de pagamento o in caso di pagamenti in contanti, devi compilare un’autodichiarazione ai sensi degli gli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000 e consapevole delle sanzioni penali previste dall’art. 76 del medesimo D.P.R., da cui risulti che hai sostenuto interamente in proprio la spesa con l’indicazione della relativa data di pagamento, scaricabile in Piattaforma.
Questi documenti sono indispensabili per qualsiasi categoria di rimborso; a seconda delle categorie potranno poi essere richiesti altri specifici documenti.
Categoria di rimborso relativa all’istruzione
I dipendenti potranno chiedere il rimborso per:
- Rette scolastiche dal nido all’università, per istituti pubblici, paritari o privati
- Libri di testo scolastici e universitari
- Mensa scolastica
- Pre scuola e dopo scuola
- Gite scolastiche
- Trasporto collettivo
- Corsi di lingua sia presso l’istituto scolastico che presso istituti privati con finalità di ampliamento dell’offerta formativa scolastica
- Soggiorni studio all’estero
- Corsi di musica
- Centri estivi e invernali
- Spese sostenute per l’acquisto di pc / tablet per la DaD
Si segnala che, per il rimborso di tasse e rette universitarie, per la diffusa modalità in uso di regolazione elettronica di tali spese presso gli atenei, qualora non sia possibile documentare che il pagamento sia stato sostenuto direttamente dal dipendente, può essere ammesso, per questa specifica tipologia di spesa, anche il pagamento da parte del figlio.
Documenti aggiuntivi
Per i libri di testo, invece, oltre al giustificativo di spesa e alla prova di pagamento, sarà necessario allegare anche la documentazione emessa dall’istituto stesso con l’elenco dei libri per cui si chiede il rimborso. In mancanza di documentazione emessa dall’istituto, il dipendente dovrà compilare un’autodichiarazione che attesti quali libri sono stati acquistati, assumendosene la responsabilità.
Inoltre, qualora nella fattura o scontrino non sono chiaramente indicati i libri di testo acquistati e venisse riportata la generica voce «libri di testo», dovrà essere attestato l’elenco dettagliato dei libri e del loro prezzo che deve corrispondere a quelli adottati dall’Istituto.
In caso di richiesta di rimborso relativa ai costi delle apparecchiature elettroniche per lo studio in DaD è necessario presentare la prescrizione delle stesse emessa dall’istituto scolastico (con timbro e firma). Inoltre, è necessario allegare alla richiesta di rimborso anche idonea documentazione rilasciata dall’Istituto scolastico o dall’Università che attesti lo svolgimento delle lezioni mediante didattica a distanza.
Categoria di rimborso relativa all’assistenza di familiari anziani e/o non autosufficienti
I dipendenti potranno chiedere il rimborso per:
- Addetti all’assistenza personale (ad esempio, badanti, infermieri, prestazioni fisioterapiche etc.)
- Rette per degenza in strutture residenziali socio-assistenziali (anche centri diurni)
- Rette per degenza in strutture residenziali socio-sanitarie (RSA)
- Servizi di assistenza al familiare (psicologo, servizi di sollievo, fisioterapista, ecc.)
Qualora l’operatore che presta l’assistenza ai familiari sia assunto, occorre presentare la lettera di assunzione; in caso di prestazione di lavoro occasionale, copia della comunicazione effettuata all’INPS e del libretto famiglia.
Per familiare anziano di intendono i familiari con oltre 75 anni.
Documenti aggiuntivi
In caso di assistenza a familiari non autosufficienti, occorre presentare la certificazione medica per lo stato di non autosufficienza.
Categoria di rimborso relativa al trasporto pubblico
I dipendenti potranno chiedere il rimborso per spese sostenute per l’acquisto di abbonamenti per il trasporto pubblico locale, regionale e interregionale da intendersi come titoli di trasporto che consentano di effettuare un numero illimitato di viaggi, per più giorni, su un determinato percorso o sull’intera rete, in un periodo di tempo specificato (esclusi i biglietti singoli ed i carnet).
È l’unica categoria di rimborso per cui il dipendente può chiedere il rimborso sia per spese sostenute per se stesso che per i suoi familiari.
Documenti aggiuntivi
Oltre al giustificativo di spesa e alla prova di pagamento, dovrà allegare in piattaforma anche copia dell’abbonamento nominativo.
Tempistiche e modalità per i rimborsi richiesti sulla nostra Piattaforma Acropoli
Una volta che il dipendente avrà richiesto il rimborso in Piattaforma, il rimborso verrà accettato se presenta tutti i documenti necessari. In alternativa, verrà messo in revisione con richiesta dei documenti mancanti o annullato se il rimborso richiesto non rientra nelle categorie di rimborsi welfare permesse.
I rimborsi verranno rimborsati il mese successivo rispetto a quello in cui sono stati accettati, attraverso busta paga.
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